Copilot in SharePoint: RFP workflows bouwen zonder code?

Stel je voor dat je collega's automatisch een berichtje krijgen zodra een offerte is gewonnen, inclusief een feestelijke melding met directe links naar het document en de bijbehorende lijst. En stel je voor dat je daarna ook nog automatisch laat controleren of een RFP klaar is voor indiening, en bij grote bedragen meteen een goedkeuringsproces start. Allemaal zonder dat je ook maar één regel code schrijft of een ingewikkelde workflow tool hoeft te leren. Klinkt te mooi om waar te zijn? Microsoft liet onlangs zien dat dit al werkt binnen Copilot en SharePoint.

Een simpele melding als startpunt

De basis van deze demonstratie begint heel herkenbaar. Er is een bibliotheek met documenten voor aanbestedingen, compleet met scope of work en technische vereisten. Het probleem dat veel organisaties kennen is dat je vaak niet direct weet wanneer zo'n document van een concept overgaat naar een daadwerkelijk gewonnen deal. In plaats van hiervoor een ingewikkelde workflow te bouwen, werd er simpelweg in gewone taal aan Copilot gevraagd om een Teams bericht te sturen zodra een RFP als gewonnen wordt gemarkeerd. Binnen enkele ogenblikken stond de workflow klaar, en na het aanpassen van de status kwam de melding daadwerkelijk binnen. Het resultaat was in eerste instantie niet heel verzorgd, maar het bewees wel direct het principe. Je hoeft alleen maar te beschrijven wat je wilt, en Copilot zet dit om in een werkende automatisering.

Van simpele melding naar een feestelijke adaptieve kaart

Nadat het basisprincipe was aangetoond, werd de lat meteen hoger gelegd. In plaats van een kale melding werd er gevraagd om een interactieve adaptieve kaart te bouwen, met een feestelijke uitstraling om een gewonnen bid te vieren. Deze kaart moest daarnaast twee knoppen bevatten, waarvan er één rechtstreeks doorlinkt naar het item in de lijst en de andere naar het bijbehorende document. Ook deze wens werd simpelweg in tekst beschreven, en het resultaat was een kaart die automatisch verscheen in een gekozen Teams kanaal zodra een RFP als gewonnen werd gezet.

Er waren nog wel wat kleine correcties nodig, zoals het gebruiken van het juiste titelveld in plaats van een onopgeloste tekstvariabele, maar ook dit werd simpelweg aangepast door opnieuw een instructie te geven. Het mooie hieraan is dat deze workflow volledig deterministisch werkt. Dit betekent dat er geen AI credits worden verbruikt wanneer de melding daadwerkelijk wordt verzonden, omdat het gaat om dezelfde betrouwbare workflow techniek die SharePoint al langer kent. Alleen het opzetten ervan is nu enorm versimpeld.

Regels omzetten in een herbruikbare skill

Een volgende stap in de demonstratie liet zien hoe je bedrijfsregels kunt omzetten in een herbruikbare functie. Er was een document aanwezig met de regels voor het indienen van aanbestedingen, waaronder de regel dat een aanbesteding boven een bepaald bedrag verplicht goedkeuring van het management nodig heeft. In plaats van deze regels steeds handmatig te controleren, werd Copilot gevraagd om op basis van dit document een skill te maken die de gereedheid van een bid kan beoordelen. Deze skill kon vervolgens overal opnieuw worden ingezet, wat veel efficiënter is dan telkens opnieuw dezelfde controle handmatig uit te voeren. Door deze skill te koppelen aan een quick action in de bibliotheek, kon met één druk op de knop worden gecontroleerd of een RFP aan alle vereisten voldeed, inclusief de melding of executive goedkeuring nodig was.

Skills eenvoudig terugvinden met een forward slash

Een handige toevoeging die tijdens de demonstratie werd getoond, is de mogelijkheid om bij het schrijven van een prompt een forward slash te gebruiken. Hierdoor verschijnt er een overzicht van alle beschikbare skills binnen de site, waaruit je direct kunt kiezen. Dit is vooral waardevol wanneer je zelf een prompt aan het schrijven bent en precies wilt weten welke skill je aanroept, in plaats van te vertrouwen op wat Copilot automatisch heeft gegenereerd. Op deze manier houd je grip op wat er daadwerkelijk gebeurt, ook wanneer meerdere skills binnen een organisatie beschikbaar zijn.

Automatische goedkeuring bij grote bedragen

Voortbouwend op de eerder gemaakte skill werd er nog een stap toegevoegd. Er werd gevraagd om een quick action te maken die automatisch een goedkeuringsverzoek stuurt wanneer een RFP boven een bepaald bedrag uitkomt, en die daarbij controleert of goedkeuring daadwerkelijk nodig is voordat de details naar de juiste persoon worden gestuurd. Ook hiervoor kwam Copilot met een doordacht voorstel, waarna eenvoudig kon worden aangegeven wie de goedkeurder is. Het resultaat was een volledig werkend goedkeuringsproces, direct beschikbaar als knop binnen dezelfde lijst en bibliotheek. Dit laat zien dat je niet alleen meldingen en controles kunt automatiseren, maar ook complete goedkeuringsprocessen, allemaal opgebouwd met simpele, natuurlijke taal.

Alles samengebracht in een overzichtelijk dashboard

Als afsluiting van de demonstratie werd er gevraagd om een dashboard te maken dat de tijdlijnen en voortgang van alle RFP's overzichtelijk in beeld brengt, met een uitstraling die past bij een presentatie voor het management. Binnen korte tijd stond er een helder overzicht klaar, met inzicht in hoeveel aanbestedingen nog in behandeling zijn, hoeveel er zijn gewonnen en wat de bijbehorende waarden zijn. Dit soort overzicht geeft direct grip op de status van lopende trajecten, zonder dat iemand handmatig gegevens hoeft te verzamelen of te verwerken.

Conclusie

Deze demonstratie laat goed zien hoe krachtig de combinatie van Copilot en SharePoint kan zijn als het gaat om het automatiseren van bedrijfsprocessen. Van een simpele melding tot een volledig werkend goedkeuringsproces en een overzichtelijk dashboard, alles werd opgebouwd met natuurlijke taal in plaats van technische configuratie. Voor organisaties die veel tijd kwijt zijn aan het handmatig bewaken van processen rondom offertes en aanbestedingen, biedt dit een kans om sneller, consistenter en met minder handmatig werk te opereren.

Wil je weten hoe jouw organisatie vergelijkbare workflows en goedkeuringsprocessen kan opzetten binnen Copilot en SharePoint, en welke aanpak het beste aansluit bij jullie werkprocessen? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over hoe je deze automatisering veilig en effectief kunt inzetten binnen jouw organisatie.