CURIO

De SharePoint migratie van Curio

Curio beheert een groot aantal Excel-bestanden rondom examen- en diplomaplannen, maar beschikte nog niet over een centrale digitale omgeving om deze informatie efficiënt, veilig en schaalbaar te organiseren. Samen met Innvolve is daarom een SharePoint-oplossing ontwikkeld die alle informatie samenbrengt in één centrale omgeving.

Aanleiding en behoefte
De organisatie liep tegen de beperkingen aan van versnipperde Excel-bestanden en losse informatiebronnen. De behoefte lag bij één centrale en gebruiksvriendelijke oplossing waarin examen- en diplomaplannen overzichtelijk beheerd, gedeeld en onderhouden kunnen worden.

Aanpak en samenwerking
Curio startte met het vormen van een interne werkgroep om de huidige situatie en gewenste inrichting in kaart te brengen. De bestaande Excel-bestanden vormden hierbij het vertrekpunt voor het ontwerp van de nieuwe SharePoint-omgeving.

Samen met Innvolve is iteratief gewerkt aan een oplossing die aansluit op de dagelijkse praktijk binnen de organisatie. Door continu te sparren en keuzes te toetsen is stap voor stap een schaalbare en toekomstbestendige inrichting gerealiseerd.

Toevegoegde waarde van Innvolve
Innvolve speelde een belangrijke rol in het structureren van de informatie en het vertalen van wensen naar een werkbare inrichting. Door kritische vragen te stellen en alternatieve oplossingen aan te dragen, werd de omgeving niet alleen functioneel, maar ook toekomstbestendig ingericht.

De samenwerking werd ervaren als intensief, gelijkwaardig en gericht op het gezamenlijk realiseren van het beste resultaat.

Resultaat en impact
De nieuwe SharePoint-omgeving biedt Curio één centrale plek voor het beheren van examen- en diplomaplannen. Hierdoor zijn informatie en processen beter gestructureerd en eenvoudiger toegankelijk voor gebruikers binnen de organisatie.

Daarnaast zijn er praktische functionaliteiten toegevoegd, zoals management rapportages en een kopieerfunctie waarmee eenvoudig nieuwe examenplannen kunnen worden opgesteld voor volgende jaren.

Lessen en doorontwikkeling
Terugkijkend geeft Curio aan dat een duidelijkere projectstructuur en expliciete rolverdeling aan de voorkant het traject verder had kunnen versterken. Tegelijkertijd wordt de intensieve samenwerking met Innvolve als zeer waardevol ervaren, juist vanwege het gezamenlijke karakter van het project.