Stel je voor dat je AI-agents precies weten wat er binnen je team speelt: welke afspraken er met een klant zijn gemaakt, welke clausules in eerdere contracten staan en welke technische keuzes al zijn gemaakt. Microsoft maakt dit mogelijk met een nieuwe team knowledge base in SharePoint, die door Copilot wordt samengesteld en bijgehouden. Benieuwd hoe dit werkt en wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Lees dan verder.
Het probleem: kennis die verspreid en verouderd is
In de meeste organisaties zit de kennis verspreid over e-mails, bestanden, chats, vergaderingen en persoonlijke notities. Dat maakt het voor mensen al lastig om snel het juiste antwoord te vinden, en voor AI-agents is het nog lastiger. Een agent die informatie moet ophalen uit tientallen losse documenten, werkt traag en levert niet altijd het juiste resultaat op. Microsoft wil dit oplossen door de context van een team op één centrale plek samen te brengen.
Van ruwe content naar bruikbare kennis
De knowledge base bestaat uit een verzameling onderling gekoppelde markdown-bestanden. Copilot maakt deze op basis van de content die het team aanlevert, met behulp van de kennisverwerkingstechnologie van Work IQ. Teamleden kunnen zelf content toevoegen, maar ook bestaande SharePoint-sites, e-mails en berichten dienen als bron. Het resultaat is kennis die zowel mensen als agents kunnen lezen en gebruiken.
Volgens Microsoft’s eigen interne tests kunnen agents met deze knowledge base tot vier keer sneller antwoorden geven en gebruiken ze ongeveer 30% minder tokens.
Waar dit het verschil maakt
De voordelen zijn het duidelijkst in de praktijk:
- Juridische teams kunnen agents context laten gebruiken bij het opstellen van overeenkomsten, omdat relevante informatie uit e-mails, bestanden en notities gebundeld is.
- Engineeringteams combineren technische specificaties, gebruikersfeedback en productgeschiedenis. Dat helpt coding agents om het project te begrijpen en maakt het onboarden van nieuwe collega’s eenvoudiger.
- Salesteams krijgen overzichtelijke accountgeschiedenis, waardoor agents gerichte vervolgstappen kunnen voorstellen of snel een accountoverzicht kunnen geven.
Wat is er nu beschikbaar?
De knowledge base is momenteel beschikbaar in de Frontier-preview. Je kunt er een toevoegen aan elke SharePoint-site, inclusief sites die gekoppeld zijn aan Teams-kanalen of Microsoft 365-groepen. Gebruik maken van de knowledge base vereist daarnaast gebruiksgebaseerde facturering. Omdat de functie nog in preview is, kunnen de voorwaarden nog veranderen. Microsoft kondigt ook al vervolgstappen aan, zoals integratie met Copilot Studio-agents, automatische actualisatie en ondersteuning voor meer werkomgevingen.
Goed bestuur blijft essentieel
Copilot en agents presteren het best op content die goed beheerd wordt. Microsoft introduceert daarom ook nieuwe beheertools, zoals de SharePoint Admin Agent, die beheerders helpt bij het analyseren van rechten, het opruimen van content en het beheren van agenttoegang. Een knowledge base is dus alleen zo waardevol als de bronnen erachter kloppen en de juiste mensen de juiste toegang hebben.
Conclusie
Een team knowledge base in SharePoint maakt van verspreide informatie een gedeelde bron die zowel mensen als agents kunnen gebruiken. Dat levert snellere antwoorden en betere samenwerking op, mits de inrichting goed is aangepakt.
Wil je weten welke manier van werken het meeste waarde toevoegt aan jouw organisatie, en hoe je Copilot optimaal inzet? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over hoe je deze ontwikkelingen soepel en veilig kunt doorvoeren, van het kiezen van de juiste werkwijze tot het inrichten van context, rechten en controle.
About the author
Als Modern Workplace Consultant bij Innvolve helpt Jorg Tibosch organisaties slimmer en veiliger samenwerken met Microsoft 365 en Copilot met praktische werkbare oplossingen.
