De 11 grootste voordelen van SharePoint voor bedrijven

We vallen gewoon meteen met de deur in huis: een goed gehoste Cloudservice is voor bedrijven bijna niet meer weg te denken. Om informatie- en bedrijfsdata goed en veilig op te slaan en tóch makkelijk bereikbaar te maken. En wij zijn enthousiast over SharePoint van Microsoft. Waarom? Dat leggen we uit op basis van de 11 grootste voordelen van SharePoint voor bedrijven.

SharePoint?

Microsoft biedt een oplossing aan om bedrijfsinformatie en -data binnen een onderneming te organiseren. SharePoint. Op die manier heb je als organisatie alle informatie op één plek, waar alle medewerkers gemakkelijk bij kunnen, terwijl het wél veilig en georganiseerd staat. 

Maar: SharePoint is niet alleen een platform voor opslag van documenten, maar de centrale content- en samenwerkingslaag binnen Microsoft 365. Het vormt de basis voor tools zoals Teams, Viva en Copilot en helpt organisaties om informatie slimmer te gebruiken.

Waarom SharePoint?

We kunnen het niet vaak genoeg herhalen: we willen allemaal lekker werken. En ook vooral veilig en efficiënt. SharePoint van Microsoft geeft alle medewerkers de luxe om informatie en data tussen alle afdelingen en projecten te bundelen en op een veilige manier toegangsrechten en governance in te richten. Het biedt een centrale locatie voor teams en afdelingen om simpelweg alles te kunnen vinden wat ze nodig hebben.

En verder gaan we het "waarom?" uitleggen op basis van de – tenminste, als je het ons vraagt – 11 (!) grootste voordelen van SharePoint voor bedrijven.

1. Gemakkelijk management van data en externe gebruikers

Met behulp van SharePoint Online is het heel makkelijk om externe gebruikers ook toegang te geven. Dus niet alleen collega’s, maar ook andere betrokkenen kunnen meewerken aan een document of bepaalde informatie inzien. Dit is mogelijk door het Microsoft Account dat medewerkers hebben, gelinkt aan hun zakelijke e-mailadres. Daarmee kunnen medewerkers met toegang tot een site, map of individueel document, externe gebruikers toegang geven.

2. Simpele zakelijke workflows en processen

Met SharePoint kun je makkelijk workflows en processen automatiseren via integraties met Power Automate en andere Microsoft 365-tools. Hierdoor worden handmatige stappen verminderd en processen versneld.

3. Compliance en data security

Microsoft draait er niet omheen: voor SharePoint is de beveiliging ervan één van de belangrijkste dingen. We spreken ook wel van topprioriteit. SharePoint maakt daarvoor gebruik van enterprise-grade beveiliging binnen Microsoft 365, inclusief toegangsbeheer, dataclassificatie, compliance-functionaliteiten en auditing. Hierdoor voldoe je makkelijker aan wet- en regelgeving zoals NIS2 en DORA.

4. Makkelijker aanleveren van content

Content kan gemakkelijk worden aangemaakt, gedeeld en beheerd via intuïtieve interfaces en templates. Dit verlaagt de drempel voor gebruikers en versnelt adoptie.

5. Betere onderlinge samenwerking

SharePoint vormt samen met Microsoft Teams de basis voor samenwerking. Bestanden worden opgeslagen in SharePoint, terwijl Teams wordt gebruikt voor communicatie en realtime samenwerking.

6. Verhoogde productiviteit

Vaak komt het er toch wel weer op neer: productiviteit is heel belangrijk. En laat SharePoint nou het ideale platform zijn om digitale content te beheren. Geen mailtjes met bestanden uit een map op de eigen desktop, maar online bestanden die voor iedereen – met toegang! – aan te passen, te downloaden en in te zien zijn. Het resultaat? Een Document Management Systeem (DMS), waar we eerder ook al over schreven. Met één muisklik delen, bewerken en managen van een online document.

7. AI-gedreven kennis en zoekfunctionaliteit

Door de inzet van AI en Microsoft 365 Copilot wordt SharePoint steeds slimmer. Denk aan automatisch metadata toevoegen, content sneller terugvinden en zelfs het genereren van documenten of intranetpagina’s op basis van een prompt. SharePoint ontwikkelt zich daarmee steeds meer tot een kennisplatform. 

8. Toegankelijke personalisatie

Het intranet kan worden ingericht naar de wensen en behoeften van een individuele gebruiker, zonder dat daar ontwikkelaars of codes voor nodig zijn. Er zijn veel beschikbare templates om werkprocessen voor regelmatig terugkerende taken te automatiseren. Ook zijn er formulieren om online benodigde informatie te verzamelen. Dit laatste voorkomt dubbele data.

9. Weinig softwareontwikkeling voor nodig

Een bedrijf heeft heel weinig onderhoud en beheer aan SharePoint Online ten opzichte van de lokale SharePoint omgeving. En dat is lekker, want we weten allemaal: IT-afdelingen hebben het al druk genoeg.

10. Op- en afschalen is simpel

Binnen Microsoft 365 betaal je als bedrijf alleen voor datgene dat je gebruikt en dus nodig hebt. Je kunt dus constant gebruikers toevoegen en verwijderen – kwestie van een simpele druk op de knop in het Admin Portal – van het maandelijkse abonnement. Hiermee voorkom je dat je betaalt voor licenties die niet worden gebruikt. Hetzelfde geldt voor de opslagruimte: je betaalt alleen voor de ruimte die je nodig hebt.

11. Altijd werken met de laatste versie van SharePoint

SharePoint Online en Microsoft 365 zorgen voor een continue uitrol van nieuwe versies. Met andere woorden: verbeteringen, ontwikkelingen en nieuwe mogelijkheden. De release wordt door het systeem bijgehouden en toegepast, waardoor je altijd met de laatste versie werkt. Dit gaat overigens niet zomaar aan je voorbij, want de Admin Portal geeft een seintje voorafgaand aan de update.

Conclusie

Op basis van de 11 grootste voordelen van SharePoint voor bedrijven, kunnen we wel concluderen dat het intranet van grote meerwaarde is. Met name gericht op efficiënt, lekker en veilig werken. Binnen én buiten je organisatie. Door bedrijfsinformatie en -data daar op te slaan, te delen en samen te werken in mappen en documenten. En ook interessant: SharePoint werkt naadloos samen met Microsoft Teams, Viva (zoals Viva Connections en Viva Engage) en Copilot, waardoor het de centrale hub vormt voor de digitale werkplek.

Meer weten over SharePoint voor jouw bedrijf? Hit us up!